Электронные таблицы

Создание формул в Excel

Формула также может содержать один или несколько таких элементов, как функции, ссылки, операторы и константы.

Части формулы   

1. Функции. Функция ПИ() возвращает значение числа пи: 3,142...

2. Ссылки. A2 возвращает значение ячейки A2.

3. Константы. Числа или текстовые значения, введенные непосредственно в формулу, например 2.

4. Операторы. Оператор ^ (крышка) применяется для возведения числа в степень, а * (звездочка) — для умножения.

Функции представляют собой заранее определенные формулы, выполняющие вычисления над заданными величинами — аргументами — в определенном порядке или по определенной схеме. С помощью функций можно выполнять как простые, так и сложные вычисления. Все функции Excel можно увидеть на вкладке "Формулы".

• Синтаксис функций Excel
  Приведенный ниже пример функции ОКРУГЛ, округляющий число в ячейке A10, демонстрирует синтаксис функции.
  
  1. Структура. Структура функции начинается со знака равенства (=), за которым следуют имя функции, открывающая скобка, список аргументов, разделенных точками с запятой, и закрывающая скобка.
  2. Имя функции. Чтобы просмотреть весь список доступных функций, щелкните по ячейке и нажмите сочетание клавиш SHIFT + F3. После этого откроется диалоговое окно Вставка функции.
  
  3. Аргументы. Существуют различные типы аргументов: числа, текст, логические значения (ИСТИНА и ЛОЖЬ), массивы, значения ошибок (например, #Н/Д) или ссылки на ячейки. Используемый аргумент должен возвращать допустимое для него значение. В качестве аргументов также могут выступать константы, формулы и другие функции.
  4. Всплывающая подсказка аргумента. При вводе функции появляется всплывающая подсказка с синтаксисом и аргументами. Например, всплывающая подсказка появляется, если ввести выражение =ОКРУГЛ(. Всплывающие подсказки отображаются только для встроенных функций.
  Примечание: Имена функций необязательно вводить заглавными буквами, например =ОКРУГЛ. Excel автоматически применит нужный регистр, как только вы нажмете клавишу ВВОД. Имя функции, написанное с ошибкой, например =СУММА(A1:A10) вместо =СУММ(A1:A10), вернет ошибку #ИМЯ?.
• Ввод функций Excel
  Диалоговое окно Вставка функции облегчает ввод формул, содержащих функцию. При выборе функции в окне Вставка функции Excel запускает мастер функций. В нем перечислены имя функции, все ее аргументы, описание функции и каждого аргумента, текущее значение функции и текущий результат всей формулы.
  
  С помощью автозаполнения можно упростить создание и редактирование формул, уменьшив количество опечаток и синтаксических ошибок. Как только вы вводите знак равенства (=) и начинаете писать имя функции, Excel отображает динамический раскрывающийся список доступных функций, аргументов и имен, совпадающий с введенными символами. Просто выберите подходящий элемент, и Excel сам введет его за вас.
  
• Вложение функций Excel
  В некоторых случаях может потребоваться использовать функцию в качестве одного из аргументов другой функции. Например, в приведенной ниже формуле для сравнения результата со значением 50 используется вложенная функция СРЗНАЧ.
  
  1. Функции СРЗНАЧ и СУММ вложены в функцию ЕСЛИ.
  Допустимые типы вычисляемых значений   . Вложенная функция, используемая в качестве аргумента, должна возвращать соответствующий этому аргументу тип данных. Например, если аргумент должен быть логическим, т. е. иметь значение ИСТИНА либо ЛОЖЬ, вложенная функция также должна возвращать логическое значение (ИСТИНА или ЛОЖЬ). В противном случае Excel выдаст ошибку #ЗНАЧ!.
  Предельное количество уровней вложенности функций   . В формулах можно использовать до семи уровней вложенных функций. Если функция Б является аргументом функции А, функция Б находится на втором уровне вложенности. Например, в приведенном выше примере функции СРЗНАЧ и СУММ являются функциями второго уровня, поскольку обе они — аргументы функции ЕСЛИ. Функция, вложенная в качестве аргумента в функцию СРЗНАЧ, будет функцией третьего уровня, и т. д.
  
  

Для обозначения ячеек, диапазонов ячеек, формул, констант и таблиц Excel можно создавать определенные имена. Имя — это значимое краткое обозначение, поясняющее предназначение ссылки на ячейку, константы, формулы или таблицы, так как понять их суть с одного взгляда бывает непросто. Ниже приведены примеры имен и показано, как их использование упрощает понимание формул.

Пример 1

Тип примера	Пример использования диапазонов вместо имен	Пример с использованием имен
Ссылка	=СУММ(A16:A20)	=СУММ(Продажи)
Константа	=ПРОИЗВЕД(A12;9,5%)	=ПРОИЗВЕД(Цена;СтавкаНалога)
Формула	=ТЕКСТ(ВПР(MAX(A16,A20),A16:B20,2,FALSE),"дд.мм.гггг")	=ТЕКСТ(ВПР(МАКС(Продажи),ИнформацияОПродажах,2,ЛОЖЬ),"дд.мм.гггг")
Таблица	A22:B25	=ПРОИЗВЕД(Price,Table1[@Tax Rate])

Пример 2

Скопируйте образец данных из приведенной ниже таблицы и вставьте его в ячейку A1 нового листа Excel. Чтобы отобразить результаты формул, выделите их и нажмите клавишу F2, а затем — клавишу ВВОД. Кроме того, вы можете настроить ширину столбцов в соответствии с содержащимися в них данными.

Примечание:  В формулах в столбцах C и D определенное имя "Продажи" заменяется ссылкой на диапазон A9:A13, а имя "ИнформацияОПродажах" заменяется диапазоном A9:B13. Если же в книге не будет этих имен, формулы в D2:D3 вернут ошибку #ИМЯ?.

Тип примера	Пример, в котором не используются имена	Пример, в котором используются имена	Формула и результат с использованием имен
Ссылка	'=СУММ(A9:A13)	'=СУММ(Продажи)	=СУММ(Продажи)
Формула	'=ТЕКСТ(ВПР(МАКС(A9:13),A9:B13,2,ЛОЖЬ),"dd/mm/yyyy")	'=ТЕКСТ(ВПР(МАКС(Продажи),ИнформацияОПродажах,2,ЛОЖЬ),"дд.мм.гггг")	=ТЕКСТ(ВПР(МАКС(Продажи),ИнформацияОПродажах,2,ЛОЖЬ),"дд.мм.гггг")
Цена
995
Продажи	Дата продажи
249	17.03.2011
399	02.04.2011
643	23.04.2011
275	30.04.2011
447	04.05.2011

• Типы имен
  Существует несколько типов имен, которые можно создавать и использовать.
  • Определенное имя   . Имя, используемое для представления ячейки, диапазона ячеек, формулы или константы. Можно создавать собственные определенные имена. Иногда (например, при настройке области печати) Excel самостоятельно создает определенное имя.
  • Имя таблицы   . Имя таблицы Excel, которая представляет собой набор данных по определенной теме. Эти данные хранятся в записях (строках) и полях (столбцах) таблицы. Каждый раз при вставке таблицы Excel по умолчанию присваивает ей имя "Таблица1", "Таблица2" и т. д. Это имя можно изменить, сделав его более понятным.
    Дополнительные сведения о таблицах Excel см. в статье Использование структурированных ссылок в таблицах Excel.
• Создание и ввод имен
  Имена можно создавать, используя указанные ниже средства.
  • Поле имени в строке формул   . Этот способ лучше всего использовать для создания имени для выделенного диапазона на уровне книги.
  • Создание имени по выделению   .  Можно удобно создавать имена из существующих имен строк и столбцов с помощью выделения ячеек на листе.
  • Диалоговое окно "Создание имени".    Это лучше всего использовать, если нужна большая гибкость при создании имен, например, задание области определения на локальном уровне листа или создание примечания к имени.
  Примечание: По умолчанию в именах используются абсолютные ссылки на ячейки.
  Имя можно ввести указанными ниже способами.
• Ввод   . Введите имя, например, в качестве аргумента формулы.
• Автозавершение формул   . Используйте раскрывающийся список автозавершения формул, в котором автоматически выводятся допустимые имена.
• Выбором из команды "Использовать в формуле"   . Выберите определенное имя из списка, доступного в команде Использовать в формуле в группе Определенные имена на вкладке Формула.

Диаграммы в Excel

С помощью Microsoft 2003 можно создавать сложные диаграммы для данных рабочего листа. Диаграмма – графическое изображение зависимости между величинами. Диаграммы являются наглядным средством представления данных рабочего листа. Диаграмму можно создать на отдельном листе или поместить в качестве внедренного объекта на лист с данными.

Представление данных на диаграмме

Диаграмма связана с данными, на основе которых она создана, и обновляется автоматически при изменении данных.

Рис. 3.

Ось значений. Excel создает ось значений на основе указанных данных. В данном случае значения оси изменяются от 0 до 70, что соответствует значениям ячеек диапазона на листе.

Ось категорий (имена категорий). В качестве имен оси категорий Excel использует заголовки столбцов или строк данных. В приведенном примере в качестве имен оси категорий отображаются заголовки столбцов, соответствующие первому кварталу, второму кварталу и т.д.

Имена рядов данных диаграммы. Excel также использует заголовки столбцов или строк данных в качестве имен рядов данных. Имена рядов отображаются в легенде диаграммы. В приведенном примере в качестве имен рядов выступают заголовки рядов планируемых и фактических значений.

Маркеры данных. Маркеры данных одного цвета представляют один ряд данных. Каждый маркер соответствует одному значению данных листа. В приведенном примере самый правый маркер данных соответствует фактическому значению за четвертый квартал, равному 60.

Подсказки. При остановке указателя над каким-либо элементом диаграммы появляется подсказка с названием элемента. Например, при остановке указателя над легендой появляется подсказка «Легенда».

Создание диаграммы

Чтобы создать диаграмму, необходимо, прежде всего, ввести данные для диаграммы на лист. Затем выделите любые ячейки, которые содержат исходные данные диаграммы. Далее в меню Вставка выберите команду Диаграмма или нажмите кнопку Мастер диаграмм на стандартной панели инструментов. В любом случае Excel выведет на экран первое окно мастера диаграмм. С помощью четырех окон диалога мастер диаграмм соберет всю информацию, необходимую Excel для построения диаграммы.

Кроме того, можно создать диаграмму за один шаг без использования мастера диаграмм. При создании таким способом диаграммы используются стандартные тип и параметры форматирования, которые позже можно изменить.

Создание диаграммы за один шаг. Самый быстрый способ для создания листа диаграммы, использующего стандартный тип диаграммы, выделите необходимые данные и нажмите клавишу F11. В этом случае лист диаграммы – это лист книги, содержащий только диаграмму.

Шаг 1. Выбор типа диаграммы.

Первое окно диалога Мастера диаграмм, предлагает выбрать тип диаграммы.

Рис. 4.

Это окно диалога содержит две вкладки: одну для стандартных и другую для нестандартных типов диаграмм.

Шаг 2. Задание исходных данных диаграммы.

Во втором окне диалога мастера диаграмм можно задать данные, используемые Excel при построении диаграммы.

Рис. 5.

Второе окно диалога Мастера диаграмм позволяет задать исходный диапазон и расположение в нем рядов данных. Если перед запуском Мастера был выделен диапазон с исходными данными, то это поле будет содержать ссылку на выделенный диапазон.

Excel выводит подвижную рамку вокруг исходного диапазона. Если по каким-то причинам исходный диапазон указан неправильно, выделите нужный диапазон и введите его прямо в окне диалога Мастера диаграмм.

Excel обычно выбирает ориентацию рядов, предполагая, что диаграмма должна содержать меньше рядов, чем точек. Просматривая образец при разной ориентации рядов, можно выбрать наиболее эффективный способ отображения данных в создаваемой диаграмме.

Второе окно диалога Мастера диаграмм, как и первое, содержит две вкладки. Чтобы убедиться, что Excel использует правильные имена и диапазоны ячеек, для каждого ряда данных, можно перейти на вкладку Ряд. Ннажмите кнопку. Далее, чтобы перейти к следующему шагу.

Шаг 3. Задание параметров диаграммы.

Третье окно диалога Мастера диаграмм содержит шесть вкладок. Они позволяют задать характеристики осей, название диаграммы и заголовки для ее осей, легенду, подписи значений в рядах данных и т.д. Все это можно выполнить при создании диаграммы или после ее построения.

Рис. 6.

Шаг 4. Размещение диаграммы.

Excel может внедрить диаграмму в рабочий лист или помесить ее на отдельном листе, так называемом листе диаграммы.

Рис. 7.

После построения диаграммы ее можно отредактировать в режиме редактирования диаграммы. Для этого нужно дважды щелкнуть кнопку мыши на диаграмме или воспользоваться контекстным меню.

Создание Таблицы Excel

В наличии имеется обычный диапазон данных о продажах.

Чтобы преобразовать этот диапазон в Таблицу, следует выделить любую ячейку и перейти Вставка → Таблицы → Таблица

либо нажать горячую клавишу Ctrl+T.

Появится маленькое диалоговое окно, где можно поправить диапазон и указать, что в первой строке находятся заголовки столбцов.

Как правило, ничего не меняем. После нажатия Ок исходный диапазон превратится в Таблицу Excel.

Перед тем как перейти к свойствам Таблицы, посмотрим вначале, как ее видит сам Excel. Многое сразу прояснится.

Структура и ссылки на Таблицу Excel

Каждая Таблица имеет свое название. Это видно во вкладке Конструктор, которая появляется при выделении любой ячейки Таблицы. По умолчанию оно будет «Таблица1», «Таблица2» и т.д. 

Если в вашей книге Excel планируется несколько Таблиц, то имеет смысл придать им более говорящие названия. В дальнейшем это облегчит их использование (например, при работе в Power Pivot или Power Query). Я изменю название на «Отчет». Таблица «Отчет» видна в диспетчере имен Формулы → Определенные Имена → Диспетчер имен.

А также при наборе формулы вручную.

Но самое интересное заключается в том, что Эксель видит не только целую Таблицу, но и ее отдельные части: столбцы, заголовки, итоги и др. Ссылки при этом выглядят следующим образом.

=Отчет[#Все] – на всю Таблицу
=Отчет[#Данные] – только на данные (без строки заголовка)
=Отчет[#Заголовки] – только на первую строку заголовков
=Отчет[#Итоги] – на итоги
=Отчет[@] – на всю текущую строку (где вводится формула)
=Отчет[Продажи] – на весь столбец «Продажи»
=Отчет[@Продажи] – на ячейку из текущей строки столбца «Продажи»

Для написания ссылок совсем не обязательно запоминать все эти конструкции. При наборе формулы вручную все они видны в подсказках после выбора Таблицы и открытии квадратной скобки (в английской раскладке).

Выбираем нужное клавишей Tab. Не забываем закрыть все скобки, в том числе квадратную.

Если в какой-то ячейке написать формулу для суммирования по всему столбцу «Продажи»

=СУММ(D2:D8)

то она автоматически переделается в

=Отчет[Продажи]

Т.е. ссылка ведет не на конкретный диапазон, а на весь указанный столбец.

А теперь о том, как Таблицы облегчают жизнь и работу.

Свойства Таблиц Excel

1. Каждая Таблица имеет заголовки, которые обычно берутся из первой строки исходного диапазона.

2. Если Таблица большая, то при прокрутке вниз названия столбцов Таблицы заменяют названия столбцов листа.

Очень удобно, не нужно специально закреплять области.

3. В таблицу по умолчанию добавляется автофильтр, который можно отключить в настройках. Об этом чуть ниже.

4. Новые значения, записанные в первой пустой строке снизу, автоматически включаются в Таблицу Excel, поэтому они сразу попадают в формулу (или диаграмму), которая ссылается на некоторый столбец Таблицы.

Новые ячейки также форматируются под стиль таблицы, и заполняются формулами, если они есть в каком-то столбце. Короче, для продления Таблицы достаточно внести только значения. Форматы, формулы, ссылки – все добавится само.

5. Новые столбцы также автоматически включатся в Таблицу.

6. При внесении формулы в одну ячейку, она сразу копируется во все остальные. Не нужно вручную протягивать.

Помимо указанных свойств есть возможность сделать дополнительные настройки.

Как создать макрос в Excel?

Давайте рассмотрим способы создания макросов в Excel. Первым делом Вам необходимо проверить настройку безопасности для того, что бы макросы были включены, иначе ничего не получится. Перейдите главное меню «Сервис-Макрос-Безопасность»

Поставьте флажок уровня на низкую (при запуске книг с макросами Excel вопросов о блокировке не задает) или среднюю (будет выдаваться предупреждение). Для учебных целей можно установить безопасность на низкую. Перезапустите Excel.

В Excel есть два способа создания макроса:

1. Записать с помощью соответствующего пункта меню
2. Создать вручную

Первый способ легкий и не требует никаких знаний в программировании. Достаточно в главном меню выбрать Сервис->Макрос->Начать запись…

В открывшемся окне записи макроса необходимо указать его имя, которое будет выводиться в списке доступных макросов, можно добавить описание (для чего макрос, автор и т.д.), присвоить клавишу для быстрого запуска и указать в какую книгу сохранить макрос. После нажатия «OK» начнется запись

Теперь, все что Вы будете делать в рабочей книге (добавлять, изменять, удалять, создавать сводные и т.д.) все будет записываться. Для примера напишите в ячейке B3=45, B4 = 5, а в В5 формулу «=В3+B4*10». Для остановки записи необходимо нажать соответствующую кнопку:

После завершения записи наш макрос появится в списке Сервис->Макрос->Макросы (Alt+F8)

Остается его только выбрать и нажать «Выполнить».

Все действия, которые мы произвели во время записи, с точностью повторятся. Для проверки очистите лист и выполните макрос. Но такой способ не удобен и практически в дальнейшем применить запись невозможно т.к. отсутствует универсальность. Плюс в том, что мы записывая какие либо действия получаем готовый код, который в умелых руках становится универсальным и затачивается под необходимые задачи. Давайте рассмотрим, какой код был записан. Для этого нажмите кнопку «Изменить» в меню Сервис->Макрос->Макросы.

Откроется следующий код:

Sub Макрос1()

   Range("B3").Select

   ActiveCell.FormulaR1C1 = "45"

   Range("B4").Select

   ActiveCell.FormulaR1C1 = "5"

   Range("B5").Select

   ActiveCell.FormulaR1C1 = "=R[-2]C+R[-1]C*10"

   Range("B6").Select

End Sub

Sub … End Sub – все макросы запускаемые через меню  Сервис->Макрос->Макросы начинаются с ключевого слова Sub (процедура). Далее следует название процедуры «Макрос1», оно же имя нашего макроса которое указывается в момент начала записи.  Пустые скобки обязательны! Следует учесть, что «запускаемая» процедура не должна содержать никаких параметров, иначе макрос исчезнет из списка. Все процедуры в VB завершаются командой End Sub. Sub имеет дополнительные ключевые слова Private и Public, определяющие зону видимости процедуры. Об этом будет рассказано в следующих статьях.

Range("B3").Select – эта и последующие команды были записаны когда мы выделяли ячейки B3, B4, B5.

ActiveCell.FormulaR1C1  – команда записывающая значение или формулу в выделенную ячейку после знака равенства. Данная запись присвоения ячейке значения и формулы не очень удобна. На следующих уроках мы будем использовать свойство Cells объекта рабочего листа Worksheet.

Вот и все. Простейшие действия записаны, но вот только такую запись на практике не применить.

Второй способ, запись кода VBA вручную. Данный способ будет рассмотрен на следующем уроке и на всех последующих, будем работать только вторым способом.

Ну и напоследок, видео-демонстрация записи макроса.

Построить график в Excel по данным таблицы

Для примера рассмотрим, как построить график в Excel по данным изменения курса доллара за 2016 год.

Выделяем всю таблицу. Заголовки столбцов будут использоваться для подписи данных. Переходим во вкладка «Вставка», в группе «Диаграммы» выбираем пункт «График».

В результате получаем график по данным таблицы:

По построенному графику по таблице мы наглядно можем проследить тренд изменения курса валют по месяцам за 2016 год. Перейдем к построению графика по точкам в Excel.

Построить график по точкам в Excel

Точечная диаграмма используется для того, чтобы построить график зависимости в Excel. Очень часто точечный график используется для того, чтобы построить график функции в Excel. Поэтому мы рассмотрим несколько примеров построения графиков функций.

Начнем с примера, в котором рассмотрим, как построить график квадратичной функции.

Создадим следующую таблицу:

В первом столбце (столбец А) у нас значения х с единичным шагов, во втором (столбец В) значения формулы квадратичной функции.

Исходные данные готовы. Переходим к построению графика функции. Выделяем всю таблицу, переходим во вкладку «Вставка», в группе «Диаграммы» выбираем пункт «Точечная с гладкими кривыми и маркерами».

Получаем следующий график функции:

Вы также можете поработать с оформлением получившегося графика, применив к нему понравившийся стиль.

Как построить два графика в Excel

Перейдем к вопросу, как построить два графика в Excel. Добавим еще один график кубической параболы. Создадим в таблице еще один столбец (столбец С), в котором введем формулу кубической параболы. Теперь наша таблица выглядит следующим образом:

Теперь во вкладке «Конструктор» выбираем пункт «Выбрать данные».

В появившемся окне, Excel предлагает выбрать источник данных.

Мы можем либо изменить «Диапазон данных для диаграммы», выбрав нашу обновленную таблицу; либо добавить еще один ряд с помощью кнопки «Добавить». Мы воспользуемся вторым способом, и просто добавим еще один ряд.

В открывшемся окне в поле «Имя ряда» выбираем ячейку с заголовком столбца, в поле «Значения Х» – выбираем первый столбец таблицы, «Значения У» – третий. Нажимаем кнопку «ОК».

Теперь в окне «Выбор источника данных» содержится два ряда:

Нажимаем «ОК». И на нашей диаграмме уже отображаются два графика.

Для удобства добавим легенду и название диаграммы, и выберем желаемый стиль. Ну вот, график функции в Excel построен:

Теперь вы знаете, как построить график функции в Excel. Давайте рассмотрим, как быстро оформить график, и как переместить график.

Редактирование графика

Если вы хотите изменить размещение графика, то дважды кликаем по графику, и в «КОНСТРУКТОРЕ» выбираем «Переместить диаграмму».

В открывшемся диалоговом окне выбираем, где хотим разместить наш график.

Мы можем разместить наш график на отдельном листе с указанным в поле названием, для этого выбираем пункт «на отдельном листе».

В случае если необходимо перенести график на другой лист, то выбираем пункт «на имеющемся листе», и указываем лист, на который нужно переместить наш график.

Разместим график по данным таблицы на отдельном листе с названием «Курс доллара, 2016 год».

Теперь книга Excel содержит лист с графиком, который выглядит следующим образом:

Поработаем с оформлением графика. С помощью Excel можно мгновенно, практически в один клик изменить внешний вид диаграммы, и добиться эффектного профессионального оформления.

Во вкладке «Конструктор» в группе «Стили диаграмм» находится коллекция стилей, которые можно применить к текущему графику.

Для того чтобы применить понравившийся вам стиль достаточно просто щелкнуть по нему мышкой.

Теперь наш график полностью видоизменился.

При необходимости можно дополнительно настроить желаемый стиль, изменив формат отдельных элементов диаграммы.